De dossiercheck

Een dossiercheck is een vast en verplicht onderdeel van de dienstverlening van Ygeia. Het doel is helder: voorkomen dat werkgevers worden geconfronteerd met een loonsanctie van het UWV, die kan leiden tot 52 weken extra loondoorbetaling.

Wanneer er gezamenlijk een koers wordt gevaren in een verzuimdossier, kunnen afwijkingen ongemerkt blijven. Dit noemen we dossierblindheid, een menselijk verschijnsel. Een dossiercheck helpt dit te voorkomen door het dossier objectief te toetsen aan wettelijke vereisten. Door de check tijdig uit te voeren, kunnen tekortkomingen eenvoudig worden gecorrigeerd. Zo blijft het dossier binnen de kaders van de Wet verbetering Poortwachter en wordt het risico op sancties aanzienlijk verkleind.

Wat wordt er gecontroleerd?

Tijdens de dossiercheck wordt het volledige verzuimdossier beoordeeld op:

• Administratieve juistheid: Is de vastlegging volledig, correct en vrij van medische termen?
• Inspanningen van beide partijen: Hebben zowel werkgever als werknemer aantoonbaar voldoende re-integratie-inspanningen geleverd?
• Analyse van de verzuimaanpak: Is de gekozen aanpak consistent, adequaat en passend bij de situatie?

Na afloop ontvangt u een heldere conclusie en advies. Door de check vroegtijdig uit te voeren, kunnen tekortkomingen direct worden aangepakt. Het lijkt een uitgave, maar een jaar loondoorbetaling kost vele malen meer, inclusief extra werkzaamheden.

Wanneer en door wie wordt de dossiercheck uitgevoerd?

Er zijn twee momenten waarop een dossiercheck wordt uitgevoerd:

1. Aan het einde van het eerste ziektejaar
   Als onderdeel van de Wet verbetering Poortwachter, vóór de toetsing door het UWV.
2. Bij overname van actieve verzuimdossiers
   Wanneer Ygeia dossiers overneemt van een eerdere arbodienstverlener.

In beide gevallen wordt de check uitgevoerd door een externe register-casemanager of arbeidsdeskundige.

Waarom niet wachten op een Deskundigenoordeel?

Bij het UWV kunt u een Deskundigenoordeel aanvragen (ca. €400), dat slechts één specifieke vraag beantwoordt, zoals of de werkgever voldoet aan re-integratieverplichtingen. Het UWV beoordeelt niet het volledige dossier op volledigheid, consistentie of juiste opvolging van adviezen. Zaken als bedrijfsartsbezoeken, verplichte documenten en opvolging blijven buiten beschouwing, terwijl deze wél van invloed zijn op de WIA-toetsing. Het UWV is streng en kijkt alleen naar wat expliciet wordt gevraagd.

Een dossiercheck biedt een bredere en diepgaandere controle dan een Deskundigenoordeel. Die duurt gemiddeld één tot twee uur. Het lijkt een investering, maar voorkomt een loonsanctie van 52 weken én extra re-integratieverplichtingen. Kortom: een kleine moeite, een grote besparing.